Persönlichkeitsprofile im Verband: unabhängig davon auf welcher Position Mitarbeitende in Verbänden arbeiten, die Arbeit in Verbänden erfordert besondere Skills – vor allem Soft Skills.  

Unabhängig davon auf welcher Position Mitarbeitende in Verbänden arbeiten – der Arbeitgeber „Verband“ erfordert ein besonderes Anforderungsprofil. Dieses unterscheidet sich zum Teil erheblich von Profilen, die für die Arbeit in Unternehmen notwendig sind. Diese Besonderheiten legen nahe, dass nicht nur das Personalmanagement, sondern auch die Personalentwicklung in Verbänden auf diese spezifischen Anforderungen abgestimmt sein sollte.

Aber was genau macht das Arbeiten in Verbänden so besonders? Verbandsarbeit basiert im Wesentlichen auf Beziehungen und Kontaktpflege. Mitarbeitende müssen nicht nur kommunikativ und kontaktfreudig sein, sondern auch ein teils tiefes Verständnis für die Interessen der Mitglieder entwickeln. Hierzu gehört auch, nicht nur vom Mitglied her zu denken, sondern auch Mitglieder ihren verbandsinternen Rollen entsprechend einordnen zu können (Ehrenamt, Vorstand, Kommission, Arbeitsgruppe, Fachgruppe etc.).

Im Gegensatz zu Wirtschaftsunternehmen, die Produkte herstellen, konzentrieren sich die meisten Verbände zwar auf Interessenvertretung und Lobbyarbeit, sie müssen aber dennoch unternehmerisch geführt werden.

Welche typischen Merkmale gibt es in der Verbandsarbeit?

Typische Merkmale von Verbandsarbeit:

• Kommunikation ist entscheidend: Proaktive Ansprache und Informationsweitergabe sind unerlässlich.
• Der Umgang mit Mitgliedern und externen Partnern erfordert Empathie und Dienstleistungsorientierung.
• Die Mitarbeitenden müssen eine hohe Frustrationstoleranz besitzen, da Erfolge oft erst langfristig sichtbar werden und nicht selten von der Gunst der jeweiligen Ehrenamtsträger abhängen.

Wichtige Qualifikationen

Für die Arbeit in Verbänden sind sowohl Soft Skills als auch fachspezifisches Wissen notwendig. Zu den notwendigen Kompetenzen im Bereich der Soft Skills zählen:

• Kommunikationsstärke

• Dienstleistungsorientierung

• Flexibilität im Umgang mit unterschiedlichen Ansprüchen

• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

In Abhängigkeit vom jeweiligen Verband kommt politisches Interesse und Hintergrundwissen über Lobbyarbeit hinzu.

Herausforderungen in der Personalentwicklung

Obwohl die Anforderungen an Mitarbeitende in Verbänden klar sind, besteht oft Unsicherheit bei der Umsetzung geeigneter Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein einheitliches Mitarbeiterprofil könnte dazu beitragen, die Auswahl und Qualifizierung besser zu strukturieren. Dies wäre besonders wichtig für kleine und mittlere Verbände, wo der Mangel an passenden Fachkräften spürbar ist.

Um der speziellen Natur der Verbandsarbeit gerecht zu werden, sollten Geschäftsführungen und Personalverantwortliche schon beim Rekrutieren auf die notwendigen Soft Skills achten. 

Leitfaden: Erforderlichen Skills für die Arbeit in Verbänden

Die Arbeit in Verbänden erfordert ein vielfältiges Set an Qualifikationen und Kompetenzen, die sich von denen in Wirtschaftsunternehmen unterscheiden. In diesem Leitfaden werden die wesentlichen Anforderungen an Mitarbeitende in Verbänden dargestellt.

1. Kommunikative Fähigkeiten

Kommunikationsstärke:  Verbale Kommunikation: Fähigkeit, Informationen klar und präzise zu vermitteln. Telefonisch, schriftlich, online, im persönlichen Gespräch und bei Präsentationen.

Schriftliche Kommunikation: Fertigkeit, Berichte, E-Mails und andere Dokumente verständlich zu formulieren.

Aktives Zuhören: Aufmerksamkeit für die Anliegen und Bedürfnisse der Mitglieder und Partner. Dies fördert eine bessere Beziehungsgestaltung und Vertrauen.

2. Dienstleistungsorientierung

Mitgliederorientierung: Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitglieder. Mitarbeitende sollten proaktiv Lösungen anbieten und Unterstützung leisten.

Empathie: Fähigkeit, sich in die Lage der Mitglieder und deren Herausforderungen hineinzuversetzen. Dies fördert die Bindung und Zufriedenheit der Mitglieder.

3. Fachliche Kompetenzen

Branchenspezifisches Wissen: Kenntnisse über die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der Branche, die der Verband vertritt.

Rechtliche Kenntnisse: Grundwissen über relevante gesetzliche Rahmenbedingungen, die den Verband und seine Mitglieder betreffen, z.B. im Bereich Arbeitsrecht oder Datenschutz.

4. Projektmanagement

Planungs- und Organisationskompetenzen: Fähigkeit, Projekte zu planen, Fristen zu setzen und Ressourcen effektiv zu nutzen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bereitwilligkeit, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren und innovative Lösungen zu finden.

5. Team- und Kooperationsfähigkeit

Teamarbeit: Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen innerhalb und außerhalb des Verbands.

Konfliktmanagement: Fähigkeiten im Umgang mit Konflikten und Herausforderungen im Team. Dies umfasst die Fähigkeit, Kompromisse zu finden und verschiedene Meinungen zu integrieren.

6. Politisches und strategisches Denken

Lobbying-Fähigkeiten: Verständnis der politischen Landschaft und Fähigkeit, Lobbyarbeit im Sinne der Interessenvertretung der Mitglieder zu leisten.

Strategisches Denken: Fähigkeit, über das Tagesgeschäft hinauszudenken und langfristige Ziele zu planen und zu verfolgen.

7. Eigenmotivation und Selbstmanagement

Eigenverantwortlichkeit: Fähigkeit, eigene Arbeitsabläufe zu strukturieren und Verantwortung für die eigenen Aufgaben zu übernehmen.

Frustrationstoleranz: Umgang mit Rückschlägen und Herausforderungen, die oft Teil der Verbandsarbeit sind. Das Verständnis, dass Veränderungen Zeit benötigen, ist ebenfalls wichtig.

8. Technologische Kompetenzen

Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen Software-Anwendungen, z.B. Collaborations-Plattformen, Social-Media Netzwerken, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware.

Digitale Kommunikationsmittel: Kenntnisse im Umgang mit digitalen Plattformen für Webinare, Videokonferenzen und soziale Medien.

9. Wissensmanagement

Dokumentation und Verwaltung: Fähigkeit zur effektiven Dokumentation und Verwaltung von Informationen und Wissen innerhalb des Verbands. Dies erleichtert den Wissensaustausch und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Lernbereitschaft: Offenheit für Weiterbildung und persönliche Entwicklung, um mit sich verändernden Anforderungen Schritt halten zu können.

Fazit

Die Arbeit in Verbänden erfordert eine vielfältige Kombination aus fachlichen und sozialen Kompetenzen. Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, einen serviceorientierten Ansatz zu verfolgen, politische Zusammenhänge zu verstehen und strategisch zu denken, sind entscheidend für den Erfolg. Verbände sollten daher sowohl gezielte Schulungen als auch kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten für ihre Mitarbeitenden nutzen, um die oben genannten Qualifikationen zu fördern und zu entwickeln. Am besten werden diese spezifischen Kompetenzen gleich bei der Rekrutierung mitberücksichtigt.

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