Des structures optimisées apportent plus de clarté dans les responsabilités et procédures. Il est possible d’alléger les structures d’organes trop « lourdes » et d’accélérer les processus décisionnels.
Des interfaces et délimitations clairement définies apportent la marge de manœuvre nécessaire entre les différentes unités organisationnelles, sans pour autant empêcher la coordination réciproque.
Enfin, une coordination cohérente des tâches, des responsabilités et des compétences décisionnelles contribue également à la motivation des responsables.
Tout ceci doit figurer dans un concept organisationnel bien visible et compréhensible de tou·te·s.
Potentielles questions de départ
Avez-vous des structures et processus adaptés vous permettant :
- de gérer les tâches actuelles et futures et atteindre les objectifs de votre organisme ?
- d’encourager la performance, la motivation et la satisfaction des collaborateur·trice·s salarié·e·s et bénévoles ?
- d’éviter une « surorganisation » ou un manque de règles ?
Ce champ thématique est étroitement lié aux questions de gestion des connaissances et d’auto-organisation. Des structures qui manquent de souplesse, figées et obsolètes ne correspondent plus aujourd’hui à l’environnement dynamique d’un OSBL.
Que trouverez-vous chez nous ?
Selon l’envergure de la structure à optimiser (organisation globale, structures des organes, secrétariat général, départements spécifiques ...), le temps nécessaire à un tel processus et sa conception peuvent fortement varier.
La première étape incontournable consiste à analyser la situation de départ. Ceci peut notamment se faire au moyen d’une enquête ou d’entretiens semi-structurés. Parallèlement a lieu l’étude de la documentation des bases existantes, qui sera comparée avec celles de structures optimisées. De cette analyse, des axes d’action prioritaires seront définis pour soutenir l’adaptation des structures et des conditions cadres. Ils servent de base pour les travaux suivants.
A ceux-ci s’ajoutent des propositions et résultats d’ateliers communs mais aussi des propositions d’expert·e·s externes qui mèneront aux premières variantes d’adaptation de la structure. Les avantages et inconvénients de ces différentes variantes sont alors comparés. La variante la plus prometteuse est choisie puis développée en détail.
Il est également important d’organiser la période de transfert de l’ancienne à la nouvelle structure et de s’atteler sérieusement au plan de réalisation. Voir aussi « Développement organisationnel ».
Qu’est-ce qu’il faut prendre en compte ?
A chaque phase, il convient d’informer de façon adéquate les personnes concernées par une possible modification de structures sur les résultats intermédiaires, ce qui leur permettra de participer dans le cadre défini en amont. Ce n’est qu’ainsi qu’il sera possible de générer des résultats applicables. On peut par exemple mettre en place des groupes de résonance composés de représentant·e·s des différentes parties prenantes.
Votre investissement
La taille de l’organisation (collaborateur·trice·s·salarié·e·s et bénévoles, nombre de sites, nombre de champs d’action, etc.) influence grandement le choix du type de réforme structurelle. Les processus qui y sont liés peuvent durer de 2 à 18 mois.
Les entretiens pour la clarification du mandat et la pose du devis sont confidentiels, non contraignants et gratuits.
