Optimierte Strukturen bringen Klarheit bei Zuständigkeiten und Abläufen. Schwerfällige Gremienstrukturen können verschlankt werden, Entscheidprozesse können beschleunigt werden.
Klare Schnittstellen und Abgrenzungen zwischen den Organisationseinheiten bringen die heute benötigten Freiräume ohne die gegenseitige Koordination zu verhindern.
Schlussendlich trägt eine in sich konsistente Abstimmung von Aufgaben, Verantwortung und Entscheidkompetenzen auch zur Motivation für die jeweiligen Zuständigen bei.
Festgehalten wird dies für alle ersichtlich in einem nachvollziehbaren und gut verständlichen Organisationskonzept.
Mögliche Ausgangsfragen
Besitzen Sie passende Strukturen und Prozesse um
- Die heutigen und kommenden Aufgaben wirkungsvoll zu bewältigen und die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen?
- Die Leistungsfähigkeit, die Motivation und Zufriedenheit ehrenamtlicher, hauptamtlicher und freiwilliger Mitarbeitenden zu fördern?
- Eine Überorganisation oder einen Mangel an Regelung zu vermeiden?
Das Themenfeld ist zudem stark von Elementen der Wissensarbeit und der Selbstorganisation beeinflusst. Unflexible, starre und alte Strukturen werden dem heute dynamischen Umfeld einer NPO nicht mehr gerecht.
Was finden Sie bei uns?
Je nach Umfang der zu optimierenden Struktur (Gesamtorganisation, Gremienstrukturen, Geschäftsstellen, einzelne Abteilungen, …) dauert ein solcher Prozess unterschiedlich lang und ist auch unterschiedlich ausgestaltet.
Am Anfang steht allerdings immer eine angepasste Analyse der Ausgangslage. Dies kann zum Beispiel mit Hilfe einer Befragung oder halbstrukturierten Interviews erfolgen. Gleichzeitig erfolgt das Dokumentenstudium zu den bestehenden Grundlagen, welche mit jenen in optimierten Strukturen verglichen werden. Aus dieser Analyse werden dann die Handlungsschwerpunkte für die Anpassung der Strukturen und die Rahmenbedingungen definiert. Sie dienen als Basis für die weitere Arbeit.
Darauf aufbauend können Vorschläge, Arbeitsresultate von gemeinsamen Workshops aber auch Experteninputs von aussen erste Varianten für die Anpassung der Struktur zum Resultat haben. Vor- und Nachteile dieser Varianten werden verglichen. Die erfolgversprechendste Variante wird gewählt und danach im Detail weiterentwickelt.
Schliesslich ist es auch von Bedeutung, die Übergangsphase von der «alten» in die «neue Struktur» zu gestalten und die Umsetzungsplanung aktiv an die Hand zu nehmen. Siehe hierzu auch «Organisationsentwicklung».
Was ist zu beachten
Es ist in jeder Phase darauf zu achten, dass die Betroffenen einer möglichen Strukturveränderung angemessen über die Zwischenresultate informiert werden und im vorgesehenen und vorab kommunizierten Rahmen partizipieren können. Nur so ist sichergestellt, dass auch umsetzbare Resultate entstehen. Hierfür kann man beispielsweise Resonanzgruppen, welche aus Vertreter:innen verschiedener Anspruchsgruppen zusammengefasst sind, einsetzen.
Ihre Investition
Die Grösse der Organisation (Haupt- und Ehrenamtliche, geografische Standorte, Anzahl Aufgabenfelder etc.) beeinflussen die Ausgestaltung einer Strukturreform wesentlich. Die damit verbundenen Prozesse können von 2 bis zu 18 Monaten dauern.
Gespräche zur Auftragsklärung und Offertlegung sind bei uns vertraulich, unverbindlich und kostenlos.
