Unter knappen Ressourcen einen Verband attraktiv zu halten und in die Zukunft zu führen ist eine Kunst. Immer häufiger werden Verantwortliche vor die Tatsache gesetzt, dass Mitglieder wesentlich intensiver prüfen, was diese für ihren Mitgliedsbeitrag erhalten.
Weiterentwicklungen des Leistungsangebots bei gleichbleibenden Ressourcen sind nur durch längerfristige Schwerpunktsetzungen im Sinne von strategischen Zielen sowie durch systematische Steuerung der Wirtschaftlichkeit bei der Leistungserbringung möglich
Öffentliche Geldgeber:innen schließen häufiger Leistungsverträge mit den NPOs ab. Diese umfassen meist den regelmäßigen Nachweis über die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung. Die Herstellung von Transparenz über Mittelverwendung und den Vergleich der Wirtschaftlichkeitsentwicklung über mehrere Jahre wird als selbstverständlich vorausgesetzt und vertraglich vereinbart.
Diese Beispiele zeigen, dass Verbände/Vereine/NPOs nur durch ein professionelles Controlling in der Lage sind, diesen Anforderungen dauerhaft gerecht zu werden.
Instrumente
Mittelfristige Finanzplanung ist eine Voraussetzung, dass Strategien auch tatsächlich umgesetzt werden können. Die finanzielle Machbarkeit ist schon in der Phase der Beschlussfassung der Strategie mitzudenken.
Eine kurzfristige Liquiditätssteuerung zeigt den Verantwortlichen, ob unterjährig Zahlungen möglich sind, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu kommen. Das frühzeitige Ergreifen von Maßnahmen ermöglicht es, Engpässen proaktiv entgegen zu wirken. Gerade schwierige Phasen, wie COVID-19 wären ohne dieses Instrumentarium nur sehr schwer zu überblicken.
Instrumente wie Kosten- und Leistungsrechnung, Deckungsbeitragsrechnungen, Kennzahlen sowie damit verbundene regelmäßige Reports ermöglichen erst den Verantwortlichen, die «richtigen» Entscheidungen zu treffen. Leistungen auf Ihren Deckungsbeitrag zu prüfen, die wirtschaftliche Entwicklung von Teilorganisationen im Auge zu behalten, usw. sind nur durch den Einsatz von adäquaten Controllinginstrumenten und Steuerungsprozessen möglich.
Was bieten wir
Die Optimierung der Controlling-Instrumente und -prozesse in einem Verband beginnt mit der Analyse der Ausgangslage. Z.B. Prüfen wir mit Hilfe der Check-Liste «FIT für Controlling» die Rahmenbedingungen für den Einsatz von Controlling.
Es werden gemeinsam mit den Führungsverantwortlichen die zu steuernden Bereiche, Inhalte, Themen identifiziert.
Gemeinsam mit den Know-How-Trägern im Bereich Finanzen/ Rechnungswesen/Controlling im Verband planen wir die (Weiter)Entwicklung von adäquaten, also für den Verband passenden Instrumenten.
Die Entwicklung einer Kostenstellenrechnung zur Steuerung der Wirtschaftlichkeit von Verantwortungsbereichen, die Vorbereitung einer Kostenträgerrechnung zur Prüfung der Wirtschaftlichkeit von einzelnen Leistungen bzw. Leistungsbereichen, die Konzeption einer stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung, um die jeweiligen «wirtschaftlichen Erfolge» in Teilschritten darzustellen, all das machen wir gemeinsam mit den Verantwortlichen für das Finanz- und Rechnungswesen bzw. des Controllings im Verband.
Erste Vorschläge werden gemeinsam mit den zukünftigen Nutzern von Controlling diskutiert und weiterentwickelt. Probeläufe werden für Lernschritte eingeleitet. Erst nach diesen Lernerfahrungen und der Anpassung der Instrumente und Prozesse geht dieses Konzept in den ECHT-Betrieb. Natürlich sind wir bei Bedarf auch bei der Auswahl von geeigneten IT-Lösungen behilflich.
W = I x V
Das ist unsere wichtigste Formel in Verbindung mit der Einführung von Controlling. Wirkung entsteht nur, indem sinnvolle Instrumente mit einem dementsprechenden Verhalten von Führungskräften und Experten gekoppelt werden. Ohne professionelle Führungs- und Steuerungshandlungen sind auch die teuersten Instrumente wirkungslos.
Investition
Die Kosten werden vor allem durch den Umfang des angestrebten Projekts definiert. Welche Controlling-Elemente will man (weiter)entwickeln? Worauf kann man bereits aufbauen? Wie ist die Ausgangslage in Bezug auf das Finanz- und Rechnungswesen?
Wieweit ist es notwendig, Anwender/innen-Know-How zu entwickeln und Führungskräfte zu befähigen? Weiter ist zu prüfen, ob auch die Steuerungsprozess anzupassen sind.
Daher ist eine allgemeingültige Aussage zu den Kosten nicht seriös. Wir erstellen ein konkretes Angebot nach einem Vorgespräch, besser noch nach einem Analyseworkshop, der vorweg gesondert in Rechnung gestellt wird.
